TENGGARONG – Tata kelola arsip kini menjadi salah satu prioritas Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) dalam membangun birokrasi yang modern, tertib, dan akuntabel. Pada Jumat (11/7/2025), sebanyak sembilan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dijadwalkan menyerahkan arsip inaktif ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di Bukit Biru.
Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar, Rinda Desianti, menyebut penyerahan arsip ini merupakan bagian dari gerakan penertiban dokumen agar tidak menumpuk dan membebani ruang kerja.
“Arsip inaktif adalah dokumen yang sudah jarang digunakan, tapi tetap harus dikelola dengan baik. Kita ingin memastikan seluruh OPD tertib dalam manajemen arsip,” jelas Rinda.
Dari total 59 OPD di Kukar, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menargetkan lebih dari separuhnya menyerahkan arsip inaktif ke LKD pada 2025. Penataan arsip tidak hanya difokuskan di OPD, tapi mulai diperluas ke level desa dan kelurahan.
“Setiap hari OPD memproduksi arsip, mulai dari surat, laporan, rapat, hingga anggaran. Kalau tidak ditangani secara periodik, bisa menumpuk dan sulit ditelusuri kembali,” tambahnya.
Sesuai ketentuan, arsip inaktif yang diserahkan akan diproses berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), disusutkan, dan bila sudah memenuhi syarat, dimusnahkan. Namun untuk arsip vital atau statis, penyimpanannya dipindahkan ke depo arsip permanen di Anung Adewah.
Sebagai informasi, Kukar termasuk salah satu kabupaten dengan manajemen kearsipan terbaik di Kaltim. Pengakuan ini diperkuat dengan capaian juara pertama dalam lomba kearsipan tingkat provinsi yang diikuti 10 kabupaten/kota.
Tahun ini, pengarsipan difokuskan pada dokumen-dokumen penting yang lahir dari masa pandemi Covid-19. Dinas Kearsipan kini tengah merapikan ribuan dokumen dari 12 OPD, termasuk rumah sakit dan instansi kesehatan.
“Arsip Covid-19 menjadi arsip statis yang nilainya tidak hanya administratif, tetapi historis. Ini adalah peristiwa global yang menjadi bagian dari sejarah daerah,” ujarnya. (adv)
Pewarta: Ady Wahyudi
Editor: Yahya Yabo
